哲学社会学学院档案管理工作制度
为了系统保存学院办学历史资料，加强对资料档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用资料档案，制定本制度。
一、归档范围
1、对今后工作具有指导、凭证和查考作用的文件、账簿、照片、录音、录像以及其他具有保存价值的资料，均要立卷归档，分类管理。
2、各项统计业务形成的报表、汇总报表、从其他部门取得的资料及相应的统计方法制度说明，数据库及用于数据处理的相应软件程序，相关办公室均要立卷、归档。
二、档案材料的分类
根据学院工作实际情况，结合干部岗位和工作内容对工作业务档案进行归类，学院档案资料可分为党委办公室工作档案、团委办公室工作档案、学院办公室工作档案、本科教务档案、研究生教务档案、科研与学科建设档案。
1、党委办公室工作档案：上级党委部门下发的文件，党支部换届工作文件，发展党员工作文件，党委会议记录、党政联席会议记录，中心组学习记录，党员名册，有关党委的各种统计报表，党费收缴资料，组织关系接转资料，党委总结与计划，党委制度等。
2、学院办公室工作档案：上级部门下发的文件，教职工名册（登记表），教职工各类统计表，学院总结与计划资料，学院管理制度，学院各类会议记录与纪要，学院大事记，学院公函与介绍信，职工考核考勤请销假资料，学院固定资产文件，经费预算和使用资料，往来信函资料等。
3、团委办公室工作档案：团委换届工作文件、团员管理文件，团委各类活动资料、学生管理相关资料，学生会及学院社团管理与活动资料，学生综合测评与奖贷困补资料，毕业生名册，毕业生跟踪调查资料等。
4、本科教务档案：学生名册，课程表，课程考试（考核）材料，课程论文，毕业论文，学生实践实习资料，学生录取与毕业信息，培养方案与教学进度等。
5、研究生教务档案：研究生名册，课程表，课程考试（考核）材料，课程论文，毕业论文，学生实践实习资料等。
6、科研与学科建设档案：科研项目资料（立项与结项通知），学术成果资料（著作与论文），科研获奖资料，学术交流资料（学术会议、学术讲座、学者交流信息），学科建设资料，服务社会资料等。
三、档案管理的职责
1、管理权限。党委办公室工作档案由党委书记分管，党委办公室主任具体负责；团委办公室工作档案由党委副书记分管，团委书记具体负责；学院办公室工作档案由院长分管，办公室主任具体负责；本科教务档案由教学副院长分管，本科生教务秘书具体负责；研究生教务档案、科研与学科建设档案由科研副院长分管，研究生教务秘书具体负责。
2、管理期限。档案材料按年度分类装订，按重要程度分为短期、长期和永久保存（参照《文书档案保管期限表》）。
按档案管理有关规定，属于学校文书档案管理范围的材料，要将原件材料及时移交学校档案馆，学院留存复制件；属于师生个人档案资料的要通过学校档案馆及时归入个人档案；需由学院定期保存的要建立专门档案盒，配置专门档案柜，统一整编目录。
四、归档要求
1、归档时间。一般档案材料需在次年一季度完成整理装订与立卷归档。专项普查、统计业务工作档案，应在工作结束后1个月内完成系统化整理归档。与报表有关的方法制度说明、相应的数据处理程序同时立卷、归档。
2、需归档的各类文件、资料，应质地优良，书绘工整，声像清晰，图号正确，签署完整，装订整齐。
3、移交档案时，相关档案管理人员要当面清点、核对，不符合要求退回重新整理，符合要求要签发注明相关事项的回执，并在档案交接册上填记移交内容。
五、档案的保管
1、档案资料要采用科学方法管理，分类整理，单独存放。要做好案卷排列和编制案卷目录工作，按短期、长期和永久保管期限分别管理。
3、对档案调进、移出等变化要做好登记，定期检查、清点核对，对损坏的档案要及时进行复制修补，以保证完整性和准确性。
4、对保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，须按国家有关法律法规的规定办理。
5、做好档案防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗等各方面的保护工作。
六、档案的查阅、借阅和复印
1、学院职工一般只允许查阅其工作范围内的档案。院外人员须持单位介绍信，注明经办人的身份和查阅目的，经学院分管领导批准方可查阅。
2、档案原件一般不外借，确因工作需要，须经学院分管领导签字批准，严格办理借阅和归还手续，借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。借阅档案一般不超过3天，如需延长借阅时间，应办理续借手续。
3、借、查人员应爱护档案，并确保其安全，不得在文件材料上作任何标记，不得损坏档案。不经批准，不准擅自抄录、拍照、复印或翻印。
七、档案的鉴定与销毁
1、档案鉴定工作必须严肃认真，在文件的存、毁难以确定时，要坚持“保存从宽，销毁从严”的原则，防止把有价值的文件销毁。
2、档案的销毁应经过鉴定，确已失去价值的档案，经分管领导审核，学院党政联席会议通过后方可销毁。
3、建立销毁档案登记表，对销毁档案名录进行登记。
4、档案销毁现场应有两人以上监督，严禁私自销毁档案。